Leistungen

Leistungskatalog

zum Verwaltervertrag

Der Leistungskatalog spezifiziert die

  • Grundleistung der Verwaltung (Teil A);
  • Pflichten der Eigentümer (Teil B);
  • Zusatz- und Mehrleistungen der Verwaltung (Teil C)

denn ein festes Verwalter-Entgelt bedingt einen feststehenden Leistungsumfang.

A) Grundleistungen

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten Verwaltungsentgelt abgegolten.

1. Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung der Gesamtkosten. Über die Annahme eines Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss eine andere Regelung festgelegt ist.

2. Jahresabrechnung und Bericht

a) Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Vertragzeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Teileigentum, ohne den getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer und der Verrechnungskonten.

b) Einsicht in die Unterlagen

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

a) Eigentümerversammlung

Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazugehörigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

b) Einladung zur Versammlung

Die Einladung wird jedem Eigentümer –ohne besonderen Nachweis- an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt

c) Vorsitz und Niederschrift

Die Verwaltung führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt ihre Empfehlungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift

4. Ganzjährige Beratung

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung aus der langjährigen Erfahrung der Verwaltung

5. Hausordnung

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus-/ Nutzungsordnungen, die schriftlich gemeldet werden, mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer schriftlich ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

6. Verträge für die Gemeinschaft

a) Abschluss von Verträgen

Abschließen und Kündigen von Wartungs- und Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

b) Zustimmung bei Verkäufen

Von der Verwaltung ist im Falle entsprechender Vereinbarung nach § 12 WEG die Zustimmung zur Veräußerung des Sondereigentums zu versagen, wenn Tatsachen bekannt sind, die begründeten Zweifel erkennen lassen, dass der Erwerber sich nicht in die Gemeinschaft einfügt oder seine finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Gemeinschaft nicht erfüllt.

7. Überwachung der Dienstkräfte

Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

8. Geldverwaltung

Führen der auf den Namen der Wohnungseigentümer lautenden Bankkonten (Giro- und Rückstellungskonten etc.); Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf Konten einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarungen getroffen werden.

9. Rechnungskontrolle und –anweisung

Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

10. Buchführung

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insbesondere:

  • Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
  • Einnahmekonten für Erträge
  • Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer
  • Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel
  • Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft
  • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
  • das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
  • Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung

11. Technische Kontrolle am Gemeinschaftseigentum

a) Anwesenheit vor Ort

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.

b) Sonderfachleute

Soweit notwendig, Hinzuziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft

12. Beratung zur Auftragsvergabe

a) Beratung

Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Personalverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

b) Klärung

Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/ Gemeinschaftseigentum.

c) Schadensminderung

Beraten der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und –beseitigung.

13. Auftragsvergabe

a) Schriftaufträge

Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.

b) Veranlassung

Veranlassen der Bauverträge, der Bauleitung und –überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

14. Überwachung

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen und Schlussrechnungen.

15. Sofortmaßnahmen

a) Einleiten

Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand- und Sturmschaden.

b) Versicherungen

Schadensmeldungen an die Versicherung bei Schäden des Gemeinschaftseigentums

16. Schlüsselbestellungen

Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/ Teil-/ Gemeinschaftseigentum.

17. Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an

  • den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfung, sowie Noteinrichtung)
  • den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)
  • den Lüfteranlagen (z.B. Tiefgaragen, Läden, Kellerräume)
  • den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)
  • den kraftbetätigten Garagentoren
  • den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassersteigeleitungen, Kontrolle der Brandschutztüren und Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.
  • Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigungen und Abrechnung mit den Beteiligten.

18. Allgemeine Verwaltung

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche Belange. Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten und werden nicht besonders vergütet.

B) Pflichten der Wohnungseigentümer

Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet:

1. Übergabe der Unterlagen

Der Verwaltung sind rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit sämtliche zu einer ordnungsgemäßen Arbeit erforderlichen Unterlagen in geordneter Form auszuhändigen, insbesondere:

  • Teilungserklärung/ Gemeinschaftsordnung
  • Aktuelle Stammdaten (Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungs-Nr., Wohnfläche)
  • Die gesamten Original-Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen
  • Alle gerichtlichen Entscheidungen aus WEG-Verfahren
  • Vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschl. Massenangaben
  • Alle z. Zt. bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen wurden
  • Den gültigen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung
  • Vom Beirat geprüfte Belege in geordneter und zusammengestellter Form einschl. Geldbestandsnachweis über gemeinschaftliche Gelder in spezifischer Form.

2. Schadensmeldung

Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer der Verwaltung unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

3. Zutritt zum Sonder-/ Teileigentum

Den Zutritt zum Sondereigentum, nach vorheriger Terminvereinbarung durch die Verwaltung oder Dritte, für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder-/ Gemeinschaftseigentum sicherzustellen.

4. Hausordnung

Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung, ist zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in den Mietvertrag aufzunehmen.

5. Namensschilder

Die Namensschilder (Klingel, Briefkasten usw.) sind unverzüglich und einheitlich nach bestehendem Muster von jedem Eigentümer bzw. Vermieter auf eigene Kosten anbringen zu lassen, anderenfalls erledigt dies der Hausmeister, ohne weitere Abmahnung, zu Lasten der Jahresabrechnung des säumigen Eigentümers.

6. Wertverbesserungen

Um eine Untersicherung zu vermeiden, sind Wertverbesserungen im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Baubeschreibung hinausgehen, der Verwaltung unter Angabe der Werte schriftlich mitzuteilen, sofern nicht eine gesonderte Regelung besteht.

7. Weiterveräußerung

a) Rechte und Pflichten

Bei Weiterveräußerung hat der Veräußerer mit dem Rechtsnachfolger zu vereinbaren, dass mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft, einschließlich dem Anteil an der Instandhaltungsrücklage, auf den Erwerber übergehen.

b) Gemeinsame Erklärung

Der Veräußerer ist verpflichtet, unverzüglich die vollständig ausgefüllte, von Veräußerer und Erwerber unterschriebene „Gemeinsame Erklärung“, bei der Verwaltung zu hinterlegen und der Verwaltung das verbindliche Datum des Eigentumsübergangs schriftlich mitzuteilen. Guthaben/ Fehlbeträge/ Sonderumlagen haben Veräußerer und Erwerber untereinander abzurechnen. Ein Anspruch an die Gemeinschaft auf zeitanteilige Abrechnung bzw. Aufteilung besteht nicht. Der Veräußerer ist verpflichtet, seinem Rechtsnachfolger alle Verwaltungsunterlagen (z.B. Versammlungsprotokolle, Teilungserklärung, Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc.) auszuhändigen.

8. Personenmehrheit

Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohnungseigentums (Erbengemeinschaft, Eheleute usw.), so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, die Verwaltung schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegen zu nehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als drei Monate im Jahr im Ausland aufhalten.

9. Zustellungsbevollmächtigung

Der Verwaltung werden Aufwendungen auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihr als Beteiligte oder Zustellungsbevollmächtigte an einem Verfahren gemäß §§ 18 und 42 WEG entstehen, unverzüglich erstattet. Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist.

10. Eigentümerversammlung und Entlastung

Mit der Anerkennung der jeweiligen Jahresabrechnung entlasten die Wohnungseigentümer die Verwaltung für ihre Tätigkeit im entsprechenden Verwaltungszeitraum.

C) Zusatz-/ Mehrleistungen

Zusatzleistungen (gesetzlich nicht geforderte –freiwillige- Leistungen)

Die Verwaltung ist bereit, weitere Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Information und Werterhaltung des Grundbesitzes zu bieten.

Die Zusatzleistungen sind kostenfrei und mit dem pauschalen, jährlich zwischen Eigentümerversammlung und Verwaltung vereinbarten Verwaltungsentgelt abgegolten.

Zusatzleistungen

Z1 – Niederschrift

Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

Z2 – Geldbestandsnachweis

Der Nachweis über die Richtigkeit der vorgelegten Jahresabrechnung erfolgt u.a. durch den Geldbestandsnachweis von Gesamteinnahmen, -ausgaben und Verrechnungsposten je Abrechnungsjahr. Der Verwaltungsbeirat erhält von dieser Aufstellung eine Kopie.

Z3 – Instandhaltungsrücklagen

Die Anlage der angesparten Instandhaltungsrücklagen werden vom Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung nachgewiesen.

Z4 - Einsicht in Unterlagen

Jeder Miteigentümer erhält Einsicht in alle Unterlagen der Gemeinschaft innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung. Diese Regelung ersetzt das Auslagern der Belege zur Eigentümerversammlung.

Z5 – Tagesordnung der Eigentümerversammlung

Der Inhalt der Tagesordnung wird gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat abgesprochen und festgelegt.

Z6 – Beschlussentwürfe

Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf innerhalb der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschlussentwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.

Z7 – Beiratskopien

Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat eine Kopie, damit er über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann.

Z8 – Belegprüfung durch den Beirat

Die zur Belegprüfung notwendigen Unterlagen und Belege werden an den Verwaltungsbeirat für die jährliche Belegprüfung außer Haus zur Verfügung gestellt, damit die Belegprüfung ohne Zeitdruck und in Ruhe erfolgen kann.

Z9 – Unterstützung zur Belegprüfung

Als Hilfestellung zur Belegprüfung erhält der Beirat eine ausführliche, schriftliche Erläuterung über die „Technik der Belegprüfung“.

Z10 – Bericht zur Jahresabrechnung

Alle Eigentümer erhalten als zusätzliche Information zur Jahresabrechnung einen schriftlichen Bericht, in dem die wichtigsten Kostenarten erläutert sind.

Z11 – Instandhaltungsplanung

Planung der zu erwartenden Instandhaltung / Instandsetzung über einen Zeitraum von 5 Jahren.

Z12 – Schätzkosten für die Instandhaltung/Instandsetzung

Beratung durch den Verwaltungsbeirat über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich Berechnung der dazu notwendigen Finanzmittel.

Mehrleistungen

Es kann vorkommen, dass durch einzelne Miteigentümer, Dritte oder durch umfangreiche Instandsetzungen für die Gemeinschaft zusätzlicher Aufwand ausgelöst wird, der von der Verwaltung bei Vertragsabschluss nicht kalkulierbar ist. Diese Mehrleistungen werden von der Verwaltung gesondert abgerechnet und soweit möglich und vereinbart, dem verantwortlichen Verursacher direkt weiterbelastet.

M1 – Lastschriftverfahren

Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren für Hausgeld und Sonderumlagen. Zu Lasten des Verursachers. Je Einzelbuchung __.__ €.

M2 – Mahnungen

Mahnungen und Abmahnungen an säumige/verantwortliche Miteigentümer. Zu Lasten des Verursachers. Je __.__ €.

M3 – Eigentumswechsel

Bearbeiten von Eigentumswechsel, wie Information des Erwerbers, ändern der Stammdaten, Auskünfte und Einsicht in die Unterlagen. Zu Lasten des Verursachers. Je Stunde __.__ €. Die mit der Zustimmung verbundenen Notarkosten, sind vom Verursacher zu erstatten.

M4 – Gerichtsverfahren

Bearbeiten von Gerichtsverfahren nach § 43 WEG, wie z.B. Hausgeldklagen, Beschlussanfechtungen etc.. Über die Anträge und Ergebnisse von Verfahren nach § 43 WEG (außer Hausgeldklagen) werden die Eigentümer in Kurzform durch Rundschreiben informiert. Je Stunde __.__ €.

M5 – Versicherungsschäden im Sondereigentum

Mitwirken bei Schadenssuche/ -beseitigung und Abwicklung von Versicherungsfällen im Sondereigentum. Pauschal von der Schadenssumme __ %.

M6 – Aufwendige Instandsetzung>

Mitwirken bei aufwendigen Instandsetzungen und Sanierungen, nach vorheriger Information an den Verwaltungsbeirat. Je Stunde __.__ € oder pauschal von der Bausumme __.__ %. Vor Arbeitsbeginn ist über die Abrechnungsart mit dem Beirat eine schriftliche Vereinbarung zu treffen.

M7 – Fotokopien

Fotokopien einschließlich Personalkosten für Mehrleistungen. Zu Lasten des Verursachers. Je Seite __.__ €.

M8 – Fahrtkosten

Fahrtkosten, Auslagen und Porto aus diesen Mehrleistungen gegen Nachweis.

M9- Zusätzliche Arbeiten

Weitere zusätzliche Arbeiten, die nicht in o.g. Grund- und freiwilligen Zusatzleistungen aufgeführt sind. Zu Lasten des Verursachers. Je Stunde __.__ €.

Die Höhe der Vergütung für Mehrleistungen gilt ab Vertragsbeginn zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Eine zeit- und kostengerechte Anpassung bleibt der Verwaltung vorbehalten. Mit einer Änderung werden die bisherigen Kostensätze ungültig und durch Änderung ersetzt. Der Verwaltungsbeirat wird über Änderungen schriftlich informiert.